Hva motiverer ansatte til endring?
Tidligere innlegg har diskutert kompleksiteten i organisatoriske endringsprosesser. Mange endringsprosesser mislykkes, varer lenger enn forespeilet, eller opplever store utfordringer underveis. Vår forskning, beskrevet i et av mine innlegg, har vist at ansatte er mer endringsvillige dersom de opplever støtte og involvering fra organisasjonen. I dette innlegget skal jeg forklare hvorfor støtte og involvering kan være viktig for å tilfredsstille de tre grunnleggende psykologiske behovene til mennesker.
Det finnes mange teorier som forsøker å forklare hva som motiverer mennesker til atferd; hva som motiverer mennesker til å prestere på jobb, i idrett og ellers. En av de mest anerkjente og veldokumenterte teoriene er selvbestemmelsesteorien, utviklet av de amerikanske psykologiforskerne Edward Deci & Richard Ryan. Teorien beskriver at mennesker har tre grunnleggende psykologiske behov: behov for kompetanse, tilhørighet og autonomi. Forskning viser at tilfredsstillelse av disse tre behovene er knyttet til høyere prestasjon, reduserte symptomer på utbrenthet og styrket tilknytning til arbeidsplassen.
De tre behovene forklart
Et eksempel kan gjøre det lettere forstå hvorfor de tre psykologiske behovene er viktige. La oss si at en avdeling i et selskap skal innføre et nytt prosjektledelsessystem. Innføringen av ny programvare vil kreve at man lærer seg et nytt system som kan endre arbeidshverdagen betraktelig. Dette kan oppleves som truende for alle de tre behovene.
- Trussel mot behovet for kompetanse. Behovet for kompetanse handler om at ansatte ønsker å oppleve at de er effektive og mestrer sine arbeidsoppgaver. Derfor kan innføringen av et nytt system – som de ansatte ikke har kjennskap til – virke truende. Dette kan være fordi man ikke mestrer arbeidsoppgavene, eller er usikker på hvordan systemet bidrar til å løse arbeidsoppgavene.
- Trussel mot behovet for tilhørighet. Behovet for tilhørighet handler om at ansatte må oppleve en meningsfull tilknytning til kolleger, ledere og andre. Innføring av et nytt prosjektledersystem kan medføre, eller hvert fall oppfattes som at det medfører, en endring i arbeidsmetodikk og eventuelt hvem man samarbeider med. Dersom ansatte opplever at de samarbeider mindre med nære kolleger som følge av et nytt prosjektledersystem, kan dette være med på å true behovet for tilhørighet.
- Trussel mot behovet for autonomi. Behovet for autonomi handler om at ansatte bør oppleve at de har reelle valg i hvordan de velger å løse sine arbeidsoppgaver. En innføring av et nytt prosjektledelsessystem kan være truende dersom de ansatte opplever at deres brukerbehov ikke har blitt kartlagt eller tatt hensyn til i anskaffelsen av det nye systemet. Videre kan det for ansatte oppleves som truende dersom de ikke får komme med innspill til hvordan man kan introdusere og ta i bruk systemet (tid, sted og prosess).
Strategier som kan tilfredsstille de tre behovene
Hvordan tilfredsstille behovet for autonomi?
En studie utført av Marylène Gagné og kolleger indikerer at ansatte som opplever høy grad av autonomi er mer åpne for endring. Ifølge forskerne kan man tilfredsstille behovet for autonomi ved å:
- Gi ansatte en begrunnelse for hvorfor oppgaven eller endringen er nødvendig. For eksempel ved å forklare hvorfor man ønsker et nytt prosjektledersystem, og hva som er fordeler og ulemper ved å innføre systemet.
- Involvere de ansatte. Gi ansatte muligheter og valg i hvordan ansatte ønsker å håndtere endringen eller oppgaven. For eksempel ved å la de ansatte bestemme hvordan man skal innføre systemet, og åpne for tilbakemeldinger og fleksibilitet i hvordan man skal tilpasse seg det nye systemet.
- Anerkjenne ansattes følelser knyttet til oppgaven og endringen de står ovenfor.
For å tilfredsstille behovet for kompetanse anbefaler Deci, Ryan og kolleger at man oppretter tilbakemeldingssystemer som forsterker ferdigheter og gir verktøy som er kritiske for endringsprosessen. Videre anbefales det at man setter tydelige forventninger, og har klare og oppnåelige mål som er skreddersydd til hver enkelt ansatt. Til slutt kan det, ved innføring av det nye systemet, være nødvendig å sikre grundig opplæring, sette målbare milepæler, og følge opp bruken i etterkant.
For å tilfredsstille behovet for tilhørighet, viser en studie utført av Marlene Silva og kolleger, at man kan vise empati og forståelse for den enkelte ansattes situasjon. Noen ansatte kan bli mer bekymret enn andre for om endringene vil påvirke arbeidshverdagen og relasjonene på arbeidsplassen. Videre kan man innlemme endringsprosessen med bruk av team-baserte oppgaver og holde regelmessige møter for at ansatte skal diskutere erfaringer, utfordringer og fremgang.
