Effektivt teamarbeid – jo mere vi er sammen, jo gladere blir vi, eller?

Før vi diskuterer hva et effektivt team er, må vi ha klart for oss hva vi mener når vi sier et team. Et team er:

• En klart definert gruppe med minst to personer.
• Man er avhengig av hverandre.
• Personene har felles mål og arbeidsoppgaver.
• Personene må koordinere handlingene med hverandre for å løse arbeidsoppgavene.

Et effektivt team, på sin side, er når teamet produserer resultater som er sterkere enn summen av hvert enkelt medlems separate bidrag. Litt enklere sagt kan vi si at to pluss to blir lik fem.

To av de fremste forskerne på feltet, Scott Tannenbaum og Eduardo Salas, har nylig sammenfattet en bok om effektive team. De identifiserer syv viktige C-er:

• Kunnskap, evner og ferdigheter (Capability)
• Samarbeid (Cooperation)
• Koordinering (Coordination)
• Kommunikasjon (Communication)
• Kognisjon (Cognition)
• Betingelser (Conditions)
• Ledelse (Coaching)

I dette innlegget skal vi særlig se på nærmere på kommunikasjon, kognisjon og ledelse.

Kommunikasjon i team er både den verbale (snakking, møter, diskusjoner) og ikke-verbale (e-post, rapportering) informasjonen som deles mellom medlemmer. I følge Tannenbaum er det mange ledere som identifiserer kommunikasjon som et av hovedproblemene i teamarbeid. Dette underbygges av forskning som viser at kommunikasjon er en av de grunnleggende forutsetninger for effektivt teamarbeid. Med andre ord er kommunikasjon det som legger til rette for, og hindrer, kritiske prosesser i teamet. Det er kilden til misforståelser og samtidig det som bidrar til at teammedlemmene får informasjonen de behøver.

Men hva er god kommunikasjon i team? God kommunikasjon er når man (gjerne i en kombinasjon):

• opplever at informasjonen tydelig
• at kunnskap blir delt
• Deler informasjon og kunnskap ofte nok

Men ofte nok betyr ikke at man skal kommunisere mest mulig. Shannon Marlow og hennes kolleger samlet 130 studier på kommunikasjonskvalitet i en stor oversiktsartikkel fra 2018. De konkluderer med at det er viktigere å være opptatt av kommunikasjonens kvalitet enn kvantitet. Studier viser at effektive team har lagmedlemmer som kommuniserer bedre, men sjeldnere med hverandre.

En måte å kommunisere bedre på er gjennom å utvikle det vi kaller felles mentale modeller. Forskning viser at felles mentale modeller henger positivt sammen med prestasjoner. Felles mentale modeller vil si at vi har «samme forståelse» for, og har samme forventninger til, hvordan vi skal jobbe sammen for å løse et felles mål.

Forskere ble interessert i fenomenet fordi de oppdaget at effektive team hadde evnen til å koordinere med hverandre implisitt. Altså de kunne gjennomføre oppgaver uten at de måtte kommunisere med de andre medlemmene på teamet.

Et godt eksempel på dette er denne «no look»-pasningen av den amerikanske basketballspilleren LeBron James. I videoen finter LeBron tre motspillere ved å vri kroppen og hodet mot nærmeste medspiller, for så å plutselig kaste ballen i motsatt retning bak forsvaret til en medspiller på løp. Hverken publikum, kommentatorer eller motstanderlaget forventer dette, men det gjør medspillerne til LeBron. De har klare forventninger (felles mentale modeller) om at LeBron kan gjennomføre en slik pasningsfinte for å lure motstanderen og sikre at laget hans skårer poeng.

Avslutningsvis skal vi ta for oss ledelse i team. Tradisjonelt sett har ledelsesforskningen lenge vært dominert av å undersøke formelle ledere. Altså ledere som har en lederposisjon i organisasjonen, for eksempel mellomleder eller toppleder. I nyere tid har man sett viktigheten av å undersøke ledelse med et bredere perspektiv. Man har undersøkt hvordan ledelse kan være delt mellom ledere og kolleger. Altså at kolleger, så vel som en formell leder, deler på lederansvaret avhengig av oppgaven som skal utføres.

Danni Wang og hans kolleger undersøkte sammenhengene mellom delt ledelse og effektive team på tvers av 42 forskjellige studier. De viste at delt ledelse er viktig når det skal løses kompliserte oppgaver i team. Videre viste de at delt ledelse bidrar til effektive team utover tradisjonelle ledelsesformer.

I idrett snakker man gjerne om at man har «flere ledere i garderoben». I arbeidslivet har man gjerne på samme måte uformelle ledere på en arbeidsplass. I et team kan man lage uformelle ledere ved at man lar hvert teammedlem gi tilbakemeldinger på feltet de har ekspertise på.

La oss tydeliggjøre dette med et eksempel: Et team skal utvikle og markedsføre en nettside. Teamet består av en teamleder med hovedansvar for prosjektet og tre teammedlemmer. En designer som skal utforme nettsiden, en innholdsskribent som skal skrive teksten, og en markedsfører til å markedsføre nettsiden. Et slik prosjekt vil typisk gå inn i flere faser og vil etter hvert behøve tilbakemeldinger fra andre medlemmer på arbeidet som er gjort. Det er for eksempel naturlig at innholdsskribenten har ansvaret for utforming og innhold i teksten. Samtidig er det nyttig at skribenten, for å sikre at nettsiden blir synlig for den riktige målgruppen, får tilbakemeldinger på innholdet fra markedsføreren. Til slutt kan utformingen av nettsiden påvirke tekstens struktur og rekkefølge.

Selv om eksempelet viser relativt vanlig praksis på mange arbeidsplasser, er det likevel slik at innholdsskribenten behøver bare å følge tilbakemeldingene fra sin formelle leder. Men delt ledelse er at lederen er villig til å gi fra seg «autoritet» til en medarbeider som kan ta ansvar for å gi tilbakemeldinger. Det er likevel viktig at dette ikke fremstår som en pulverisering av ansvar. Det må være tydelig hvem som har ansvaret og hvorfor.

I dette innlegget har vi sett på tre ting som er viktig for effektive team. I neste innlegg skal vi se nærmere på «debrief» som et viktig verktøy for å skape bedre kommunikasjon og utvikle felles mentale modeller i team. Dette er et verktøy som er mye brukt av helsepersonell, politi og militær for å evaluere kritiske hendelser, men vi skal se nærmere på hvordan dette enkle, men kraftfulle verktøyet, kan brukes i alle team og i alle virksomheter.