Arbeidsmiljøundersøkelsen, medarbeiderundersøkelsen og andre (misbrukte) spørreundersøkelser
I forrige innlegg skrev jeg om hvordan ledere kan, ved hjelp av fem enkle grep, skape bærekraftige arbeidsplasser. Innlegget kom som følge av skandalen rundt XXLs sentrallager, hvor ansatte opplever registrering av dobesøk, og tilsnakk for kaffepauser og inaktive perioder på jobb. Selv om dette var sjokkerende lesing for mange, ser vi lignende saker om trakassering og lange arbeidsdager i restaurantbransjen og ekstreme arbeidsforhold ved Forandringsfabrikken.
Disse skandalene viser at det er et behov for å forstå hvordan vi skaper arbeidsplasser som både er produktive og har gode arbeidsforhold. Det vi kaller en bærekraftig arbeidsplass.
Men for å kunne skape en bærekraftig arbeidsplass med et bærekraftig arbeidsmiljø er det nødvendig å vite hvordan ansatte opplever dette. Om arbeidsplassen er stor nok er det enkleste å gjennomføre en spørreundersøkelse. Derfor vil jeg, i dette innlegget, gi en kort innføring i hva du bør tenke på når du sender ut en spørreundersøkelse.
NB: For øyeblikket undersøker jeg, sammen med 50 internasjonale forskerkolleger, i hvilken grad ansatte i Norge og andre land opplever bærekraftige retningslinjer, prosedyrer og praksiser. Vi samler for øyeblikket inn data og vi håper du vil være med på å belyse dette ved å fylle ut undersøkelsen på denne linken: https://nettskjema.no/a/271203
Hvorfor gjennomfører vi undersøkelser og samler inn data i egen organisasjon?
I dag opplever vi å svare på undersøkelser fra alle kanter: Har du vært på en konferanse? Hvordan opplevde du denne konferansen? Har du gjennomført et kurs? Hvordan opplevde du dette kurset?
For ansatte som svarer på (nok) en undersøkelse, enten det er en arbeidsmiljøundersøkelse, en kursevaluering eller andre undersøkelser, er det ikke alltid like enkelt å forstå hvorfor akkurat denne undersøkelsen er viktig, og hva ledere vil gjøre med resultatene som rapporteres i etterkant av undersøkelsen.
Det er likevel noen undersøkelser som er viktigere enn andre. Arbeidsmiljø- og medarbeiderundersøkelsen har sannsynligvis størst legitimitet. I Arbeidsmiljøloven § 3-1 settes det krav til utføring av systematisk helse- og miljøarbeid i hele virksomheten. Det er altså en god grunn til hvorfor arbeidsmiljø- og medarbeiderundersøkelsen gjennomføres.
Andre undersøkelser som gjennomføres har ofte ikke samme tydelige formål. I mange tilfeller utfører vi undersøkelser om kurs, fagforedrag og arrangement med en begrunnelse om at tilbakemeldinger brukes til forbedring. Om det faktisk blir brukt til fremtidig forbedring er et annet spørsmål.
Mangel på tydelig begrunnelse for en undersøkelse, for eksempel hva undersøkelsen fører til og hvordan man vil få kunnskap om dette, kan føre til at ansatte simpelthen ikke tar seg bryet med å besvare fremtidige undersøkelser. Mye tyder på at ansatte mener undersøkelser er unødvendig og ikke fører til endring i organisasjonen.
Så hva må du tenke på dersom du ønsker at dine ansatte skal fortsette å svare på undersøkelser?
(1) Forberedende spørsmål: Hva, hvorfor, hvordan?
Før man setter i gang er det lurt å stille noen forberedende spørsmål som kan bidra til at det blir større klarhet i hva du undersøker og hvorfor du undersøker dette. Videre er det viktig å tenke på tilnærmingen og hva resultatene skal føre til.
- Hva vil du undersøke? For eksempel: skal du undersøke opplevelsen av et kurs eller skal du undersøke om deltakerne på kurset lærte noe?
- Hvorfor ønsker du å undersøke dette? Ønsker du å forbedre kursets innhold eller ønsker du å forstå hvordan kurset oppleves for deltakerne? Hvorfor er det viktig å undersøke det ene fremfor det andre?
- Hva er den beste tilnærmingen for å undersøke dette? Hvis du ønsker å undersøke om deltakerne på kurset lærte noe krever dette en annen tilnærming enn om du ønsker å undersøke ansattes opplevelse av kurset. En spørreundersøkelse kan være en nyttig tilnærming for å måle opplevelsen av et kurs. På den annen side kan det fungere vel så godt å ta en uformell tilbakemeldingsrunde med deltakerne den siste dagen av kurset. Det er likevel viktig å være klar over at disse to tilnærmingene vil være relativt dårlig til å måle hvor mye man lærte av kurset.
- Hva skal resultatene føre til? Hva regnes som et godt resultat og hva vil dette føre til? Hva regnes som et dårlig resultat og hva vil dette føre til? Vil de som svarer på undersøkelsen få vite om resultatene i etterkant? Er du forberedt på å agere på undersøkelsen? Hvis du ikke er forberedt på å gjøre noe med resultatene er det bortkastede timer og penger for organisasjonen.
(2) Har du ressursene til å gjennomføre og følge opp undersøkelsen?
Spørreundersøkelser fungerer best dersom man har de nødvendige ressursene til å gjennomføre en datainnsamling og utnytte resultatene i etterkant. Man får enda mer ut av en undersøkelse om man har en ansatt, eller en innleid konsulent, med ekspertise i psykometri og statistikk.
Psykometri er kunnskap og evne til å sette sammen et spørreskjema som måler holdninger, ferdigheter, tilfredshet, organisasjonskultur, arbeidsmiljø og andre karakteristikker ved arbeidsplassen. Slike målinger krever kunnskap om spørsmålene som stilles, antall svaralternativ, ideell svarprosent, og om man skal inkludere tekstsvar i undersøkelsen.
Videre blir ofte undersøkelser gjennomført for å beskrive arbeidsplassen. Hvis man ønsker å ta det et steg videre kan man utføre statistiske analyser. Da kan man undersøke hvilke deler av vår organisasjonskultur eller vårt arbeidsmiljø som henger sammen med prestasjon og tilfredshet hos ansatte. Hva er det i vårt arbeidsmiljø som henger sammen med at de ansatte har det bra? Hva er det i vårt arbeidsmiljø som får våre ansatte til å prestere?
(3) Støtter de viktigste interessentene undersøkelsen?
Det siste man bør tenke på før man gjennomfører undersøkelsen er om man har fått de viktigste interessentene «med på laget». For eksempel, la oss si at vi ønsker å gjennomføre den årlige arbeidsmiljøundersøkelsen. Det sender et tydelig budskap dersom øverste leder og mellomledere støtter gjennomføringen av undersøkelsen. Dette kan blant annet bidra til en høyere svarprosent.
Spørsmål du kan stille deg selv er:
- Er de viktigste interessentene (leder, mellomleder, fagforening) inkludert?
- Er interessentene villig til å endre organisasjonskultur eller arbeidsmiljø dersom omfattende forbedringer må til?
- Er lederne villig til å gi de ansatte tilbakemelding og diskutere responsen på undersøkelsen?
(4) Etter undersøkelsen: Følg opp!
Etter undersøkelsen er gjennomført er det nødvendig å følge opp resultatene. Ledere bør vise sine ansatte at man er villig til å gjennomføre, evaluere og følge opp resultatene. Dette viser at å svare på undersøkelser har en verdi.
